10 методов тайм-менеджмента для эффективной работы

Ты доделал ту задачу, о которой мы говорили в прошлый четверг? Это краткая инструкция, как вогнать в панику человека, не знакомого с тайм-менеджментом. Не укладываются в дедлайны и забывают о важных вещах даже самые организованные сотрудники. Банально — задач бывает много, а времени мало.

В статье мы приведём простые техники тайм-менеджмента, помогающие очистить оперативную память мозга от тревожных мыслей и эффективно распланировать день. А ещё отделить главное от второстепенного.

Часть методов противоречит друг другу. В одних мы советуем ставить цели, в других — забыть о них. Всё потому, что мы разные, и задачи у нас отличаются. Пробуйте принципы, которые вам нравятся. Для удобства сгруппировали их по ситуациям.

Боремся с прокрастинацией

Съешьте лягушку

Сложная, большая, нелюбимая задача — хочется подольше разбирать почту, составлять списки дел и обсуждать отключение воды с коллегами, лишь бы не начинать. Коуч Брайан Трейси предлагает позавтракать лягушкой: сделать то самое дело, которое хочется отложить и забыть.

Начните день со сложной задачи, чтобы освободить остальное время для более приятных дел.

Плюсы:

  • Освободитесь от прокрастинации. Мысли об обязательствах вызывают тревогу, мешают сосредоточиться и забивают голову.
  • Зарядитесь мотивацией. Вы справились с самым трудным — вы молодец. Можно решать мелкие задачи с хорошим настроением.

Пример. Человек испытывает стресс, когда приходится кому-то звонить. Но сегодня ему нужно договориться о встрече с контрагентом. Он позвонил сразу после завтрака, и тревожные мысли не мешают ему концентрироваться в течение дня.

Хотя бы несколько минут

Мы бы назвали этот инструмент тайм-менеджмента по-другому: глаза боятся, руки делают. Аппетит приходит во время еды, а вдохновение — во время работы. Дайте шанс сложным и скучным задачам, может, они не так страшны?

Найдите в плане задачу, которую не хотите даже начинать. Поработайте над ней 2–10 минут: изучите требования, сделайте небольшой ресёрч и просто начните. По окончании времени решите, продолжать или переключиться.

Главное — не ставить конкретную цель. Замените «сдать отчёт» на «поработать над отчётом до 9:20». Мозг перестанет анализировать, насколько эта задача сложная и сколько сил уйдёт.

Плюсы:

  • Вольётесь в ритм. Начинать новое труднее, чем продолжать начатое. Наши представления могут запутывать и пугать — это мешает взяться за работу. Короткое погружение решит проблему: вы сфокусируетесь на процессе, а не на результате.
  • Сформируете привычки. Ежедневно посвящайте 10 минут занятию, которое должно стать вашей новой рутиной. Для мозга имеет значение: сделать часовую тренировку или 10 минут размяться после работы. Подступиться ко второму варианту проще.

Пример. Команда плавно переходит на новый инструмент учёта тест-кейсов. Тестировщик-джун откладывает изучение сервиса на потом: «проблем навалом, позже разберусь». Если он попробует поработать в новой среде хотя бы несколько минут, процесс затянет его — потом будет легче.

Определяем приоритеты

Принцип 1–3–5

Эта система тайм-менеджмента подходит тем, кто любит ставить дедлайны и представляет, сколько займёт выполнение конкретного пункта. Возьмите блокнот и выпишите задачи на день. Если вы работаете в размеренном темпе, можно собрать список на неделю или включить в чек-лист бытовые дела.

Выполните одну сложную задачу, три нормальных и пять маленьких (рутинных). Все они должны быть важными. Порядок выбирайте сами.

Плюсы:

  • Сохраните продуктивность. Чек-лист заставляет фокусироваться — галочка за галочкой, небольшими шагами вы сделаете, что необходимо.
  • Распланируете день. Не придётся постоянно думать о следующем шаге. Держите список перед глазами, чтобы не забывать о запланированном.
  • Научитесь распределять ресурсы. У вас сложная задача — очевидно, на неё уйдёт больше времени и сил. А вот задерживаться на письме в бухгалтерию не стоит.

Матрица Эйзенхауэра

Как же хочется разбирать письма и копаться на форумах в поиске заветного куска кода… В это время в таск-менеджере горят красным карточки, которые нужно давно отправить в архив. Такое бывает даже у самых крутых профессионалов, не умеющих распределять приоритеты.

Сортировать дела предложил бывший президент США Эйзенхауэр. Его матрица заслужила звание одного из лучших методов тайм-менеджмента для любых групп людей: от школьников до топовых менеджеров.

Распределите задачи на четыре группы (смотрите таблицу). Выполните срочные и важные дела прямо сейчас, а несрочные и неважные отправьте в корзину.

Плюсы:

  • Научитесь расставлять приоритеты. Мы склонны тратить время на бесполезные, приятные и понятные вещи. Таблица перед глазами напомнит, что важно сделать сегодня.
  • Поупражняетесь в делегировании. Срочные и неважные задачи Эйзенхауэр рекомендует передавать другим членам команды. Попробуйте разгрузить список, если это возможно.

ABCDE

Похожая на матрицу Эйзенхауэра техника, главная цель которой — расставить приоритеты. Её легко понять и применять в любой сфере жизни. Кстати, автор этой методики — тот самый Трейси, предложивший отведать лягушку.

Выпишите все задачи и установите приоритет от А (самые важные) до Е (можно не делать). Нельзя переходить к группе B, пока не закончили с А.

Плюсы:

  • Легко разберётесь. Это один из самых простых инструментов приоритизации. Используйте его, чтобы плавно погрузиться в тайм-менеджмент и научиться оценивать важность поручений.
  • Доведёте дела до конца. Суть приема тайм-менеджмента ABCDE — сначала выполнить дела с приоритетом А и только потом приступать к B. Подход помогает фокусироваться на задачах, от которых действительно зависит результат.

Сохраняем концентрацию

Интервальная работа

Это принцип тайм-менеджмента в работе и личном развитии, помогающий распределять нагрузку и следить за отдыхом. Вы могли встречать его под разными названиями: 90/30, 50/10, 25/5 и «помодоро». Суть одна — чередовать труд и расслабление. Это помогает сохранять продуктивность и не уставать.

Поставьте таймер на N минут и постарайтесь сконцентрироваться на одной задаче. Когда время выйдет, установите таймер снова — на небольшой промежуток от 5 до 30 минут. Посвятите это время полноценному отдыху.

Для удобства используйте специальные приложения или сервисы. На видеохостингах можно поискать плейлисты Pomodoro с обратным отсчётом, приятными картинками и музыкой.

Плюсы:

  • Перестанете отвлекаться. Ладно, уточним: попробуете перестать отвлекаться. Таймер не решит проблему, но поможет вовремя опомниться. Высший пилотаж — отложить смартфон.
  • Сохраните концентрацию. Сработает, если вы будете отдыхать по-настоящему. Вместо скроллинга ленты постарайтесь расслабить мозг. Вздремните, прогуляйтесь, перекусите, разомните мышцы.

Fresh or Fried

Лучшие идеи приходят на свежую голову — после хорошего сна, утренней пробежки или первой чашки кофе. Чтобы использовать золотое окно, когда голова ещё не забита звонками, сообщениями и тревогами, составьте список дел накануне вечером.

Планируйте дела в конце рабочего дня. Проснувшись, сделайте всё самое трудное. После обеда займитесь более простыми вопросами.

Эта техника подходит тем, чья работа связана с творчеством — неважно, пишете вы сценарии или код программы. Для профессий, основанных на регулярном выполнении похожих действий, скорее бесполезна.

Плюсы:

  • Станете продуктивнее. Во-первых, быстрее погрузитесь в работу, ведь не придётся вспоминать, что было вчера. Во-вторых, начнёте выполнять самое сложное с утра — будет свежая голова и запас времени.
  • Снизите тревожность. Лягушки будут съедены в начале дня, а на вечер останутся приятные задачи.

Временные блоки

Эта техника хорошо дополняет принцип «1–3–5», но её можно применять самостоятельно. Нужно заранее прорабатывать чёткие тайминги для вопросов, которые требуется решить сегодня. Причём необязательно расписывать весь день — достаточно выделить временные блоки для задач «must done».

Поставьте интервалы для важных дел. Следуйте им не отвлекаясь. Оставшееся время отдайте под менее срочные задачи. Тайм-блоки — не равно расписание.

Техника временных блоков подходит не всем — она может вызывать стресс. Если у вас нет проблем с дисциплиной, управлением временем и вы представляете, сколько часов уйдёт на очередную таску, смело пробуйте. Не забывайте отдыхать — рекомендуется делать короткий перерыв после 30–50 минут интенсивной работы.

Плюсы:

  • Поддержите дисциплину. Дедлайны и лимиты помогают достигать целей. Поставили — сделали. Осторожно, может не сработать на творческих людях.
  • Научитесь распределять время. Возможно, сначала тайм-блоки будут сдвигаться — что-то выполните сильно быстрее, где-то задержитесь дольше. Постепенно вы прокачаете интуицию времени, а это очень ценный навык тайм-менеджмента.

Когда слишком много всего

Автофокус

Представьте, что в команде нет человека, который мог бы вас заменить. Пока вы были в отпуске, письма копились, а ТЗ продолжали прилетать. Теперь перед вами мешанина из десятка подвешенных дел. Первая эмоция — паника. С чего начать, как разгрести кучу задач и вернуться к стабильности? В этой и похожих ситуациях поможет автофокус.

Выпишите все задачи вразнобой. Пройдитесь по списку глазами — сначала быстро, затем внимательно. Выберите ту задачу, которая нравится больше. После её выполнения продолжайте отсматривать список до тех пор, пока он не опустеет.

Этот вариант тайм-менеджмента — противоположность «поедания лягушки». Здесь мы начинаем с приятного, что помогает влиться в рабочее русло без прокрастинации. Техника хорошо работает в случаях, когда задач много, а вы — в шоке от их количества. Не подходит для заданий с приближающимися дедлайнами.

Плюсы:

  • Втянетесь без принуждения. Порядок выбираете вы: начинайте с простого и приятного, чтобы плавно адаптироваться.
  • Почувствуете удовлетворение. Раз за разом вычёркивайте элементы перечня — снежный ком будет таять на глазах. Если вы взялись за задачу, но не выполнили, отправляйте её в конец списка.

Getting Things Done

Если бы мы начали с этого способа, вы бы бросили статью и, возможно, саму идею тайм-менеджмента. Итак, финальный босс — это сложный, трудозатратный метод, который подойдёт любителям порядка. GTD сочетает управление временем и тайм-менеджмент, помогая систематизировать и организовать идеи и планы из всех сфер жизни.

Отсортируйте задачи и идеи по категориям: работа, быт, обучение, хобби. Определите, что пока нельзя сделать, что можно отложить и что нужно выполнить в первую очередь.

  • Неосуществимые дела отправьте ждать в колонку «icebox».
  • Несрочным поставьте дедлайн, делегируйте или перенесите в колонку «ожидают».
  • Простые и срочные сделайте сегодня, предварительно перенеся в раздел «в работе».
  • Сложные, многоэтапные идеи отправьте в «проекты».
  • Бесполезные и неактуальные вычеркните.

В дополнение к сортировке идёт схема. Пользуйтесь ей, чтобы превратить абстрактный список в реальный план тайм-менеджмента.

Плюсы:

  • Приведёте в порядок идеи. Если ваша деятельность связана с креативом, планированием и прогнозами, вероятно, способ сработает. Мы рекомендуем его бренд-менеджерам, проджектам и всем, кто определяет будущее продукта.
  • Освободите мозг. Помнить сотни деталей проекта — значит фоново о них думать. Единая система хранения информации поможет избавиться от беспокойства, что вы забудете что-то важное. Но придётся потратить время, чтобы всё организовать.

Как выбрать подходящий метод

Определите, зачем вам тайм-менеджмент

Рекомендуем провести рефлексию: найти проблему и поставить цель. Чаще тайм-менеджмент решает такие задачи:

  • Научиться соблюдать дедлайны
  • Снизить стресс
  • Повысить продуктивность
  • Упорядочить рабочие процессы

Бывают ситуации, когда одних приёмов недостаточно. Если вы перегружены и не знаете, за что браться, попробуйте обратиться за помощью. Например, сотрудники Koronatech могут в любой момент инициировать 1–1 с тимлидом, обсудить проблемы с HR и, если понадобится, пройти внутреннее или внешнее обучение.

Соблюдайте принципы тайм-менеджмента

Планируйте наперёд. Чтобы держать дела под контролем, недостаточно набросать список на сегодня. Трудно соблюдать дедлайны и выстраивать комфортный ритм работы без чёткой картины будущего. Для долгосрочного планирования подойдёт метод Getting Things Done.

Определите, что важно. Речь здесь не только о работе, но и о ваших личных принципах, мечтах и ориентирах. Например, если вы хотите стать руководителем команды, уделяйте больше времени тем задачам и навыкам, которые помогут в достижении этой цели. В расстановке приоритетов помогут матрица Эйзенхауэра и индивидуальный план развития. Об ИПР мы рассказали в другой статье.

Защищайте своё время. 650 тысяч часов — в этот промежуток умещается жизнь среднестатистического человека. Каждый день наши часы воруют социальные сети, бесполезные звонки и действия — так называемые «хронофаги». Обдумывайте всё, что хотите внести в календарь. Задавайтесь вопросом: это действительно принесёт пользу мне или проекту, над которым я работаю?

Что почитать?

Оставляем вам список книг о тайм-менеджменте — здесь вы найдёте ещё больше методов для планирования работы и личных дел:

  • «Сделай это завтра» Марка Фостера.
  • «Как заставить время работать на вас» Брайана Трейси.
  • «Таймхакинг: Как наука помогает нам делать всё вовремя» Дэниела Пинка.